Hari ini, Rabu (20/4), tim Monitoring IPPF Central dan
Regional Office berkunjung ke Kantor PKBI DIY. Didampingi oleh tim PKBI Pusat,
tim dari IPPF melakukan pemantauan terhadap capaian, manajemen kerja dan
manajemen sistem informasi di Klinik Adhiwarga PKBI DIY.
Tim monitoring terdiri dari 2 orang dari IPPF Central
Office, yakni Celal Samad, Koordinator
program GCAC, dan Daniel Messer, Koordinator tim Sistem Informasi Manajemen
Klinik IPPF Pusat, beserta stafnya, Ana Maria de Espinoza. Satu orang dari IPPF Eseaor, Alessandro
Trossero, Koordinator GCAC IPPF Regional, juga masuk dalam Tim monitoring tersebut.
Menyambut hangat tim tersebut, Dra. Budi Wahyuni, MM, MA mengatakan
bahwa kedatangan tim memang sudah ditunggu untuk memberikan catatan untuk
perkembangan Klinik Adhiwarga PKBI DIY. Menurut Budi, sebagai lembaga
profesional, PKBI DIY siap untuk terbuka untuk dipantau dan dievaluasi untuk
perbaikan.
Maesur Zaky, MA, Direktur
Eksekutif PKBI DIY mengatakan bahwa proses monitoring berjalan sangat cair. Tim
IPPF menggunakan metode bermain peran (role play) untuk melihat
mekanisme kerja penerimaan klien di klinik. “metode ini sangat menarik, karena
memang benar-benar merasakan bagaimana seorang klien mendaftar sampai
mendapatkan layanan konseling.” Jelas Zaky.
Hasil dari role play tersebut menggambarkan bagaimana
mekanisme kerja di Klinik Adhiwarga untuk penerimaan klien sudah berjalan
dengan baik, demikian disimpulkan oleh Daniel. Daniel menambahkan bahwa kemampuan
petugas sangat bisa diandalkan dalam mengisi Clinic Management Information
System (CMIS), software untuk merekam data layanan klinik yang digunakan di
lingkungan IPPF dan anggotanya. “Saya sangat senang mengetahui bagaimana sistem
yang dibangun di IPPF pusat ternyata juga berjalan di level klinik di tingkat PKBI
Daerah. Ini sangat membanggakan,” demikian puji Daniel.
Merekam hasil pantauan capaian manajemen GCAC, Celal Samad
menyimpulkan perkembangan yang signifikan yang terjadi di klinik, dibandingkan
ketika monitoring yang ia lakukan 2 tahun sebelumnya. Hal yang sama disampaikan
oleh Alassandro, yang akrab dipanggil Alle. Dia mengatakan, “klinik PKBI DIY
dikenal sebagai klinik dengan capaian tertinggi dalam layanan, jadi
dipertahankan. Beberapa perbaikan masih perlu dilakukan seperti di layanan
konseling dan ruang pemeriksaan yang harus bisa menjaga kenyamanan dan privacy
klien.”
Dra Kusminari, MPh, Manajer Program Klinik Adhiwarga PKBI
DIY mengatakan bahwa catatan monitoring tersebut menjadi catatan penting bagi
perbaikan klinik ke depan. Satu catatan penting, lanjutnya, adalah tentang meminimalisasi
penggunaan kertas dan buku manual menuju sistem yang terkomputasi lewat
software CMIS. “walau ini bukan perkara mudah, tapi dengan pelan saya kira ini
bisa kita lakukan. Toh, juga bisa meringankan beban petugas, mengurangi kertas
dan mengefisienkan waktu di kerja administrasi,” tandasnya.