3 Hal Penting dalam Melakukan Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif adalah bila penerima menginterpretasikan pesan yang diterima sebagaimana dimaksud oleh pengirim. Untuk menyampaikan pesan secara efektif ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Kredibilitas pengirim pesan

Adalah kadar keterpercayaan atau keterandalan pernyataan-pernyataan pengirim di telinga penerima. Aspek kredibilitas ialah:

• Sifat bisa dipercaya dari si pengirim pesan sebagai sumber informasi.
• Intensi, yaitu maksud atau motivasi baik dari pihak pengirim.
• Ungkapan sikap hangat dan bersahabat dari pengirim pesan.
• Predikat atau cap positif yang dimiliki pihak pengirim.
• Keahlian pengirim pesan menyangkut pokok pembicaraan yang disampaikan.
• Sifat dinamis, proaktif dan empatik dari si pengirim pesan.

2. Ketrampilan mengirim pesan

Hal yang perlu diperhatikan adalah:

• Menggunakan kata ganti orang pertama tunggal dalam pembicaraan, contoh: “Saya….”,  “Aku….”.
• Membuat pesan lengkap dan mudah dipahami.
• Pesan non verbal harus sesuai dengan pesan verbal.
• Redundasi: pesan sebaiknya diulang seperlunya, termasuk menggunakan lebih dari satu media untuk mengirimkan pesan yang sama.
• Menyesuaikan cara penyampaian pesan dari pengirim dengan kerangka acuan, sudut pandang maupun kemampuan atau daya tangkap dari penerima pesan.
• Dalam mengungkapkan perasaan, sebaiknya ditempuh salah satu dari tiga cara berikut, yaitu menyebut nama perasaan (“Maaf, saya sedang sedih”), menyebut bentuk tindakan yang disebabkan oleh perasaan yang sedang dialami (“Saya ingin menangis”), menggunakan kiasan (“Hati saya seperti disayat sembilu”).
• Menahan diri untuk membuat penilaian atau interpretasi.

3. Umpan balik dari penerima pesan

Umpan balik adalah proses yang memungkinkan pengirim mengetahui bagaimana pesan yang dikirim ditangkap oleh si penerima. Umpan balik dari penerima pesan membuat pengirim dapat memodifikasi bentuk pesan sehingga dapat ditangkap si penerima dengan arti yang lebih tepat. Pesan yang efektif meliputi hal-hal sebagai berikut:

• Sumber secara jelas memiliki pesan yang disampaikan. Kalimat yang disampaikan biasanya menmggunakan kata saya, aku, menurut saya, dan sebagainya. Penggunaan kata-kata ini menunjukkan adanya tanggung jawab pribadi atas ide dan perasaan yang dinyatakan. Pesan yang dimulai dengan perkataan kebanyakan orang, kata teman saya, atau menurut kabar merupakan istilah yang menyulitkan untuk memahami apakah hal yang disampaikan benar-benar hasil pemikiran dan perasaan orang tersebut atau ia hanya mengulang perkataan orang lain.
• Membuat pesan secara lengkap dan spesifik. Termasuk pernyataan yang jelas mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pengirim
• Membuat pesan secara verbal selaras dengan pesan non verbal. Dalam komunikasi tatap muka, pesan verbal maupun non verbal harus selaras. Misalnya apabila mengucapkan terimakasih, maka ekspresi non verbal yang sesuai adalah tersenyum dengan penuh kehangatan.
• Mengulangi pesan lebih dari satu kali dan menggunakan lebih dari satu media komunikasi (misal: menggunakan gambar, bagan, tulisan, dll)
• Meminta umpan balik dalam hal bagaimana pesan tersebut diterima
• Buatlah pesan sesuai dengan susut pandang dan cara berpikir penerima. Artinya, informasi yang sama dapat disampaikan secara berbeda oleh ahli atau oleh orang awam, anak-anak dan orang dewasa, pada atasan dan rekan kerja.
• Mengungkapkan perasaan melalui istilah bagi perasaan tersebut, tindakan yang menggambarkan perasaan itu atau melalui kiasan. Misalnya : mengungkapkan perasaan dengan istilah (saya merasa sedih) melalui gambaran perilaku (saya seperti ingin menangis) atau melalui kiasan (hati saya terasa seperti tertusuk duri)
• Menguraikan tingkah laku orang lain tanpa menilai atau menghakimi. Untuk memberikan tanggapan perilaku seseorang, katakanlah mengenai apa yang ia perbuat (misal : saya terganggu dengan ocehanmu) lebih baik dikatakan dari pada membuat penilaian (misal : kamu egois, tidak mau mendengarkan perkataan orang lain)